Política de privacidad

MANUAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD
IFN LAB S.A.S.

1.  INTRODUCCIÓN

Este manual tiene como objetivo establecer las políticas, procedimientos y medidas que la tienda virtual de productos alimenticios de IFN LAB S.A.S. implementa para garantizar el adecuado manejo de los datos personales de sus clientes, empleados y proveedores, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y sus decretos reglamentarios en Colombia.
2.  MARCO NORMATIVO

El tratamiento de los datos personales en IFN LAB S.A.S. se realiza conforme a las siguientes normas colombianas:
  • Ley 1581 de 2012: Ley general de protección de datos personales.

  • Decreto 1377 de 2013: Reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 en aspectos relacionados con la obtención y tratamiento de datos personales.

  • Constitución Política de Colombia: Artículo 15, derecho a la intimidad, buen nombre y protección de datos personales.

  • Decreto 1074 de 2015: Decreto único reglamentario del sector de Comercio, Industria y Turismo.
3.  DEFINICIONES

A continuación, se incluyen algunas de las definiciones clave en el tratamiento de datos personales:

Aviso de Privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.  

Bases de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).  

Dato personal público: toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.  

Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.  

Dato Público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.  

Dato Sensible: corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.  

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. (este es un concepto que ya esta en la ley, debería traerse textual)  

Habeas Data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.  

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.  

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.  

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.  

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Cookie: Pequeño archivo de texto enviado por un sitio web y almacenado en el navegador del usuario, cuyas actividades y preferencias captura. Usado menos como masculino.

4.  PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El tratamiento de los datos personales en IFN LAB S.A.S. se rige por los siguientes principios:
  1. Legalidad: El tratamiento debe realizarse conforme a la Ley y otras disposiciones aplicables.

  2. Finalidad: Los datos personales sólo serán recolectados y tratados para fines legítimos, informados al titular.

  3. Libertad: La recolección y tratamiento de datos sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

  4. Veracidad o Calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.

  5. Transparencia: En todo momento, el titular debe ser informado sobre el tratamiento de sus datos.

  6. Acceso y circulación restringida: Los datos sólo podrán ser accedidos y tratados por personas autorizadas.

  7. Seguridad: Los datos serán tratados con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su acceso no autorizado o fraudulento.

  8. Confidencialidad: Se garantiza que los datos personales se mantendrán en reserva y sólo se divulgarán con autorización previa del titular.

5.  FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

IFN LAB S.A.S. recolecta, almacena y utiliza datos personales de sus clientes, empleados y proveedores con las siguientes finalidades:
  • Clientes: Procesar órdenes de compra, entregar productos, realizar facturación, brindar soporte post-venta, comunicar ofertas y promociones.

  • Empleados: Gestionar procesos administrativos, laborales y contractuales.

  • Proveedores: Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
A continuación, se informa a los titulares sobre las finalidades específicas del tratamiento de sus datos personales al momento de su recolección:

a) Finalidades Comerciales: de Cobranza y de Contacto General
  • Realizar actividades comerciales y de marketing, tales como análisis de consumo, creación de perfiles, seguimiento de marca, envío de actualizaciones, publicidad, promociones, ofertas y beneficios, así como programas de fidelización de clientes, investigación de mercado y generación de campañas y eventos de marcas.

  • Ofrecer opciones de financiación, lo que incluye la verificación y análisis del comportamiento crediticio actual e histórico, la estimación de niveles de ingresos, la validación de identidad y la realización de estudios de crédito de los titulares de los datos personales.

  • Llevar a cabo actividades comerciales y transaccionales relacionadas con las tiendas online y ventas a distancia gestionadas por IFN LAB S.A.S..

  • Emitir cotizaciones, facturas, notas de pedido y otros documentos que respalden una transacción.

  • Facilitar o concretar el pago de productos o servicios adquiridos por el titular.

  • Realizar el envío de pedidos y la prestación de los servicios contratados por el titular, así como evaluar y calificar la calidad del servicio prestado.

  • Gestionar garantías y devoluciones de productos.

  • Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales que IFN LAB S.A.S. considere de interés o beneficio para sus clientes.

  • Realizar actividades relacionadas con servicios computarizados.

  • Prestar servicios de atención telefónica, gestión de cobranzas u otros de naturaleza similar.

  • Ejecutar procedimientos contables.

  • Implementar y cumplir los protocolos de seguridad establecidos por IFN LAB S.A.S..

  • Realizar actividades de prevención y control de fraudes y lavado de activos, cuando corresponda.

  • Crear bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de información personal.

  • Cumplir con obligaciones legales de IFN LAB S.A.S., como el registro de ventas de sustancias controladas, la interposición de denuncias como víctima, el control para la venta de sustancias corrosivas, la reversión de transacciones según las normas de Protección al Consumidor, y la celebración de contratos para evitar litigios, entre otros.

  • Para los clientes afiliados a programas especializados, IFN LAB S.A.S. tratará sus datos personales para gestionar la inscripción a programas de fidelización, enviar información publicitaria y comercial mediante correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas, así como realizar envíos de correspondencia, catálogos y productos, y organizar cursos o capacitaciones.

  • Además, para cualquier otra finalidad debidamente autorizada por los clientes.
b) Finalidades de Servicio
  • Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y/o productos ofrecidos o adquiridos.

  • Notificar al titular sobre pedidos, envíos o cualquier asunto relacionado con los productos o servicios que adquiera o contrate.

  • Realizar campañas de actualización de datos con los fines mencionados en esta política.

  • Efectuar encuestas de satisfacción.

  • Prestar servicios ajustados a las necesidades particulares y conforme a las actividades realizadas por IFN LAB S.A.S. según su naturaleza jurídica.

  • Gestionar la información de navegación para mantener acceso, recordar preferencias y ofrecer contenido relevante al titular de los datos, utilizando cookies y otras tecnologías.

  • Cumplir con las obligaciones legales, precontractuales, contractuales, postcontractuales, tributarias y contables.
c) Finalidades de Análisis y Operativas
  • Realizar estudios de conocimiento de los titulares para los distintos fines señalados en esta política.

  • Compartir, transferir o transmitir los datos personales a nivel nacional o internacional a empresas matrices, filiales o subsidiarias de IFN LAB S.A.S., o a terceros, para cumplir con las finalidades descritas en esta política, ya sea por contrato, ley o vínculo legítimo que lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.

  • Realizar análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo y cobranzas.

  • Comparar, consultar y complementar datos personales con información financiera, comercial, crediticia y de servicios disponible en bases de datos crediticias y operadores de información financiera.

  • Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro permitido por la tecnología y la ley.

  • Almacenar la información en servidores propios o de terceros, ubicados en Colombia o en el extranjero.
d) Finalidades de Seguridad, Información y Prevención
  • Verificar la identidad del titular de los datos, realizar estudios de seguridad y aplicar protocolos de seguridad para prevenir y mitigar riesgos de fraude, lavado de activos o financiación del terrorismo.

  • Evaluar solicitudes de crédito y productos financieros.

  • Responder a auditorías externas y requerimientos de autoridades competentes.

  • Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de IFN LAB S.A.S., incluida la política de tratamiento de datos personales.

  • Aplicar herramientas predictivas y de validación de ingresos, y gestionar el riesgo de manera adecuada mediante el uso de scores crediticios.

  • Reportar a centrales de información crediticia el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones cuando sea necesario.

  • Proporcionar datos a las centrales de información sobre solicitudes de crédito y otros temas comerciales, financieros o socioeconómicos, según sea necesario.

  • Garantizar la seguridad física y mejorar la experiencia de los usuarios en las instalaciones de IFN LAB S.A.S..

  • Almacenar la información en servidores propios o de terceros, tanto en Colombia como en el extranjero.
Los contactos con el titular de los datos por parte de IFN LAB S.A.S., independientemente de la naturaleza del proceso, podrán realizarse a través de distintos medios como mensajes de texto (SMS), correos electrónicos o físicos, WhatsApp, llamadas telefónicas o cualquier otro medio permitido por la ley y la tecnología.

IFN LAB S.A.S. tratará los datos personales del titular con las siguientes finalidades:
  • Para el normal desarrollo de la relación comercial y contractual con IFN LAB S.A.S. y el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en virtud de dicha relación.

  • Realizar estudios de seguridad y financieros.

  • Gestionar servicios de seguridad electrónica, física e industrial.

  • Desarrollar servicios de comunicación corporativa.

  • Representación judicial de la compañía.

  • Gestionar servicios de gestión ambiental y tecnológicos.

  • Cumplir con las obligaciones legales de IFN LAB S.A.S.

  • Además, para cualquier finalidad adicional debidamente autorizada por el titular

6.  TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Cuando los datos personales sean enviados o transferidos a otro país, se deberá contar con la autorización del titular de la información objeto de la transferencia. A menos que la ley disponga lo contrario, es requisito indispensable contar con dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de transferir datos personales a otro país, los responsables de cumplir con esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita dicha transferencia.

La transferencia de datos personales se realiza únicamente a terceros con los cuales IFN LAB S.A.S. tenga un vínculo contractual, comercial y/o legal. Por esta razón, cada compañía vinculada podrá llevar a cabo transferencias de datos a otros responsables del tratamiento, siempre que exista la autorización del titular de la información, lo permita la ley o esté ordenado por un mandato administrativo o judicial.

7.  POLÍTICA DE COOKIES

IFN LAB S.A.S. y sus empresas asociadas pueden hacer uso de "cookies" u otras tecnologías similares para la recopilación de datos personales. Las cookies son pequeños archivos de datos que, por lo general, contienen un identificador único anónimo. Estos archivos se envían al dispositivo desde un sitio web y se almacenan en el disco duro con el fin de recordar las preferencias de navegación. Estos datos permiten mejorar el acceso a la página web o aplicación móvil de IFN LAB S.A.S. y reconocer a los visitantes cuando regresan.

Utilizamos cookies propias y de terceros para: (i) optimizar el funcionamiento de nuestros servicios y mejorar la experiencia del usuario; (ii) generar estadísticas sobre el uso del sitio; y (iii) personalizar el contenido que se ofrece, basándonos en los hábitos de navegación de los usuarios.

7.1.     Definición

Las cookies son pequeños archivos que se almacenan en el dispositivo del usuario mientras navega por Internet. Estos archivos contienen un número que permite identificar el dispositivo del usuario, incluso si cambia de ubicación o de dirección IP. Las cookies se generan cuando un usuario navega por sitios web, ya sea por la página visitada o por terceros relacionados con esa página, y permiten al sitio web obtener información sobre la actividad del usuario en el mismo.

Es posible navegar por los sitios web sin tener las cookies activadas, aunque su desactivación puede afectar el correcto funcionamiento de ciertas funcionalidades del sitio.

7.2.     Uso de las cookies

Las cookies que se emplean son necesarias para permitir el correcto funcionamiento del sitio web y las aplicaciones móviles, facilitando la navegación del usuario por áreas seguras y permitiendo el uso de opciones personalizadas. Asimismo, las cookies que recogen información sobre el uso del sitio web ayudan a mejorar la experiencia del usuario, al medir el rendimiento y optimizar el contenido.

IFN LAB S.A.S. también puede incluir enlaces a redes sociales como Facebook o Twitter, que utilizan sus propias cookies. IFN LAB S.A.S. no tiene control sobre las cookies que estas redes sociales o sitios externos implementan. Para obtener más información sobre el uso de cookies por parte de estas plataformas, te recomendamos revisar sus respectivas políticas de privacidad y cookies.

7.3.    Tipos de cookies y sus usos

a)  Cookies de sesión: Son cookies que se activan solo mientras el usuario navega por el sitio web y se eliminan automáticamente cuando finaliza la sesión. Estas cookies almacenan información que se necesita únicamente para la prestación del servicio en ese momento.

b)  Cookies persistentes: Estas cookies permanecen en el dispositivo del usuario durante un periodo más largo, permitiendo recordar las preferencias elegidas y evitar que el usuario deba configurar ciertos parámetros cada vez que visite el sitio.

c)  Cookies propias: Son aquellas generadas directamente por el sitio web y que solo puede leer el propio sitio. En los sitios de IFN LAB S.A.S., las cookies persistentes se utilizan para:
  • Cookies técnicas: Estas permiten gestionar la carga de las imágenes del sitio web, según parámetros como el tiempo de carga o el número de veces que han sido vistas. Además, habilitan el acceso a diferentes secciones de la web y permiten ubicar al usuario.

  • Cookies de personalización: Facilitan el acceso del usuario con características previamente configuradas en su dispositivo, como el idioma, el tipo de navegador o la configuración regional desde donde accede.

  • Cookies de análisis: Permiten medir el tráfico entrante al sitio web y analizar el comportamiento de los usuarios. Generan un ID de usuario anónimo que se utiliza para contar cuántas veces ha visitado el sitio. También registran cuándo fue la primera y última vez que accedió al sitio, y cuándo ha finalizado una sesión de navegación. Esto nos permite introducir mejoras en el sitio web basadas en el análisis de los datos de uso.

d)   Cookies de terceros: Son aquellas generadas por servicios externos al sitio web. Estas cookies pueden incluir:

  • Cookies de redes sociales: IFN LAB S.A.S. puede utilizar cookies de plataformas como Facebook, Twitter o LinkedIn para facilitar el uso compartido de contenido desde el sitio web o la aplicación móvil en dichas redes sociales, o bien para simplificar el registro en el sitio utilizando los datos que el usuario ya ha proporcionado a las redes sociales.

  • Cookies publicitarias: IFN LAB S.A.S. utiliza cookies de terceros para gestionar los espacios publicitarios en los que se muestran los anuncios de la empresa. Estas cookies permiten medir la efectividad de las campañas publicitarias y proporcionar información de interés sobre las preferencias del usuario, mostrándole anuncios personalizados. Puedes obtener más información sobre cómo estas cookies funcionan revisando las políticas de cookies de los terceros que las gestionan.
Al aceptar el uso de cookies, el usuario permite mejorar los sitios web de IFN LAB S.A.S., ofreciendo una experiencia de navegación más eficiente y personalizada. Si lo prefieres, puedes desactivar el uso de cookies desde las opciones de configuración de tu navegador. Sin embargo, si decides bloquear o restringir las cookies, es posible que algunos servicios en los diferentes sitios web no funcionen correctamente o queden limitados.

8.  DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b)    Solicitar prueba del consentimiento otorgado.

c)    Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimiento de la ley.

e)  Revocar la autorización o solicitar la eliminación de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.

9.  PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

9.1. Consultas

El titular puede realizar consultas sobre sus datos personales contactando a IFN LAB S.A.S. a través de [email] o [teléfono]. La tienda responderá a la solicitud en un plazo máximo de 10 días hábiles.

9.2. Reclamos

Si el titular considera que sus datos no han sido tratados conforme a la ley, podrá presentar un reclamo ante IFN LAB S.A.S.. El reclamo deberá ser presentado con una descripción detallada de los hechos y será respondido en un plazo de 15 días hábiles.

10. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

IFN LAB S.A.S. implementa medidas técnicas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales. Estas medidas incluyen:
  • Acceso restringido a la información: Solo personal autorizado tiene acceso a los datos.

  • Controles de acceso: Uso de contraseñas, sistemas de autenticación y cifrado de la información.

  • Monitoreo y auditoría: Supervisión constante de los sistemas de información para evitar accesos no autorizados.

  • Capacitación: Los empleados de IFN LAB S.A.S. reciben capacitación periódica sobre la protección de datos personales.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

IFN LAB S.A.S. no transferirá datos personales a terceros sin el consentimiento previo del titular, salvo que sea requerido por ley. Si se requiere transmitir datos a encargados del tratamiento, se garantizará que estos adopten las mismas medidas de seguridad y confidencialidad aplicadas internamente.

12. MODIFICACIÓN DEL MANUAL

Este manual puede ser modificado en cualquier momento por IFN LAB S.A.S. para adaptarse a cambios legislativos, tecnológicos o estratégicos. Cualquier modificación será informada a los titulares mediante las redes sociales, la página web, y demás canales de comunicación de la tienda.
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Este manual ha sido aprobado por la gerencia de IFN LAB S.A.S. y está en cumplimiento con la legislación vigente en Colombia.
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